Suivre mes factures moi-même, sans dupliquer le travail du comptable

Mon comptable suit déjà le paiement de mes factures. Il le fait très bien, via les relevés bancaires, au moment de la comptabilité. Le problème n'est pas la fiabilité de ce suivi, c'est son timing : cette information me revient des semaines après le fait, jamais au moment où une facture vient de dépasser son échéance et où une relance rapide fait toute la différence. invoice-reminder ne remplace pas ce suivi comptable, il répond à une question différente : est-ce qu'une facture précise mérite une relance cette semaine.

Pourquoi pas se connecter directement à la banque#

La tentation évidente aurait été de brancher un outil sur mes relevés bancaires pour déduire automatiquement quelles factures sont payées. Deux raisons m'en ont dissuadé. D'abord, il n'existe aucun connecteur bancaire disponible dans mon environnement actuel. Ensuite, et c'est la raison qui compte vraiment : faire correspondre un virement reçu à une facture précise est un problème de reconnaissance ambigu, pas un simple filtre. Un montant qui matche à peu près, un libellé de virement tronqué, un client qui paie deux factures d'un coup : le risque de faire dire "payée" à une facture qui ne l'est pas est bien plus coûteux que celui de devoir cocher une case moi- même.

Un fichier texte, pas une base de données#

~/factures.txt est la source de vérité, remplie et corrigée à la main. C'est exactement le même choix que ~/taches.txt pour sync-tasks : un fichier que je lis et modifie moi-même sans effort, pas une base à requêter. Une ligne par facture, un suffixe PAYEE ajouté à la main dès que je constate le paiement. La contrepartie assumée : l'agent ne sait jamais qu'une facture est payée tant que je ne l'ai pas écrit noir sur blanc. Ce n'est pas une régression par rapport à aujourd'hui, où rien n'est suivi de mon côté avant le passage du comptable, c'est simplement le prix d'un suivi qui m'appartient.

Le vrai problème n'est pas la fiabilité, c'est l'à-temps#

Le comptable a une donnée fiable, mais tardive. invoice-reminder a une donnée moins automatique, mais disponible au bon moment : celui où une facture vient de passer le délai de grâce et où une relance a encore un effet. Ce n'est pas un agent plus précis que mon comptable, c'est un agent qui répond à une question qu'il ne se pose jamais, parce que ce n'est pas son rôle.

Pourquoi jamais d'envoi automatique#

Même règle absolue que email-replies : deux phases séparées, aucun brouillon créé sans validation explicite. Mais l'enjeu est plus élevé ici. Une réponse email mal calibrée se corrige facilement d'un mot à l'autre avant validation. Une relance de paiement mal calibrée touche directement la relation avec un client qui me paie. L'agent prépare le texte, retrouve le fil Gmail d'origine par nom de client, et s'arrête. C'est moi qui appuie, jamais lui.

Ce que je ne sais pas encore#

Cet article part d'une conception, pas d'un usage. Le fichier de suivi est vide au moment où j'écris ces lignes : je n'ai pas encore vu comment l'agent se comporte face à un vrai client qui a réglé deux factures d'un coup, ou face à plusieurs fils Gmail qui matchent le même nom de client. Je préfère l'écrire ainsi plutôt que de laisser croire à un rodage déjà fait. La vraie mise à l'épreuve, ce sera la première fois qu'une échéance dépasse réellement le délai de grâce.

Ce que ça généralise#

Deux personnes peuvent avoir besoin d'un suivi qui porte sur les mêmes factures sans que ce soit le même suivi. Le comptable a besoin d'exactitude après coup, pour la compta et les impôts. J'ai besoin de rapidité, pas d'exactitude parfaite, pour savoir si je dois relancer quelqu'un cette semaine. Vouloir unifier les deux dans une seule source de vérité aurait été une fausse bonne idée : la bonne réponse n'est pas de choisir entre comptable et agent perso, c'est d'accepter qu'ils répondent à deux questions différentes, avec deux niveaux d'exigence différents.